Ga naar hoofdinhoud
Docomply
Docomply

Compliance Intelligence Platform voor Archiefbeheer

Een intelligente compliance-laag die uw bestaande systemen verbindt voor geautomatiseerd beheer van de volledige documentlevenscyclus: van creatie tot archivering en vernietiging.

Demo Aanvragen
Docomply Compliance Intelligence Platform

Docomply integreert naadloos met uw huidige IT-infrastructuur: zaaksystemen, documentmanagementsystemen, HR-platforms, en meer. In plaats van uw systemen te vervangen, bouwen we een compliance-laag die automatisch bewaartermijnen beheert, archiverings- en vernietigingsprocessen uitvoert, en u audit-ready houdt. Allemaal zonder kostbare systeemmigraties of operationele verstoringen.

Waarom traditionele benaderingen tekortschieten

Veel organisaties worstelen met compliance omdat traditionele oplossingen niet passen bij de realiteit van moderne publieke organisaties. Deze benaderingen lijken op papier logisch, maar brengen in de praktijk hoge kosten, grote risico's, of onvoldoende resultaat met zich mee.

Volledige Systeemvervanging

"Vervang al uw systemen door één modern DMS dat compliance automatiseert." Kosten: €500.000 tot €5 miljoen+. Tijd: 2-5 jaar implementatie. Risico: 40% faalrisico. Verstoring: Training van honderden medewerkers.

Handmatige Compliance Processen

"Blijf bewaartermijnen handmatig bijhouden in spreadsheets." Schaalprobleem bij duizenden dossiers. Foutgevoelig. Tijdrovend: 60-80% van tijd aan administratie. Niet audit-ready.

Veelheid aan Losse Oplossingen

"Koop aparte tools voor classificatie, archivering, rapportage, etc." Fragmentatie: geen uniform overzicht. Integratie-chaos. Stapeling van licentie-kosten. Gebruikersfrustatie.

Niets Doen / Status Quo

"Accepteer het compliance-risico en hoop op het beste." Regelgeving verscherpt. Audit-risico. Inefficiëntie groeit. Bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk.

Een betere aanpak: Integreren, niet migreren

Docomply neemt een fundamenteel andere benadering. In plaats van uw bestaande systemen te vervangen, bouwen we een intelligente compliance-laag daarbovenop. Deze laag verbindt met uw zaaksystemen, documentmanagementsystemen, HR-platforms, en alle andere systemen waarin archieven zich bevinden. Via API-koppelingen verzamelen we metadata (nooit de inhoud zelf) en passen we automatisch de juiste bewaartermijnregels toe.

Het resultaat? U behoudt uw bestaande investeringen en workflows, terwijl u wél de compliance-automatisering krijgt die u nodig heeft. Medewerkers blijven werken in hun vertrouwde systemen. IT-afdelingen hoeven geen risicovolle migraties uit te voeren. En compliance officers krijgen eindelijk het uniforme overzicht en de geautomatiseerde processen waar ze al jaren om vragen.

Traditionele Systeemvervanging vs. Docomply

Tijdlijn
Traditionele Aanpak
Nadeel: 2-5 jaar
Docomply Aanpak
Voordeel: 4-8 weken
Investering
Traditionele Aanpak
Nadeel: €500K-€5M+
Docomply Aanpak
Voordeel: Fractie van migratiekosten
Risico
Traditionele Aanpak
Nadeel: Hoog faalrisico
Docomply Aanpak
Voordeel: Lage-risico uitrol
Aanpak
Traditionele Aanpak
Nadeel: Big-bang vervanging
Docomply Aanpak
Voordeel: Incrementele integratie
Data Migratie
Traditionele Aanpak
Nadeel: Volledige migratie vereist
Docomply Aanpak
Voordeel: Geen migratie nodig
Training
Traditionele Aanpak
Nadeel: Alle gebruikers hertrainen
Docomply Aanpak
Voordeel: Minimale training

Vergelijking: Traditionele Systeemvervanging vs. Docomply

  • Tijdlijn: Traditionele aanpak 2-5 jaar, Docomply aanpak 4-8 weken
  • Investering: Traditionele aanpak €500K-€5M+, Docomply aanpak Fractie van migratiekosten
  • Risico: Traditionele aanpak Hoog faalrisico, Docomply aanpak Lage-risico uitrol
  • Aanpak: Traditionele aanpak Big-bang vervanging, Docomply aanpak Incrementele integratie
  • Data Migratie: Traditionele aanpak Volledige migratie vereist, Docomply aanpak Geen migratie nodig
  • Training: Traditionele aanpak Alle gebruikers hertrainen, Docomply aanpak Minimale training

Kosteneffectief

Fractie van migratiekosten. Snelle ROI door tijdsbesparing.

Geen Verstoring

Medewerkers blijven werken in vertrouwde systemen.

Snelle Implementatie

4-8 weken tot eerste resultaat, niet jaren.

Laag Risico

Incrementele uitrol per systeem of afdeling.

Kernfunctionaliteit: Alles wat u nodig heeft voor volledige compliance

Docomply biedt zes kernfunctionaliteiten die samen de volledige documentlevenscyclus automatiseren: van het moment dat een dossier wordt aangemaakt tot en met de vernietiging volgens wettelijke bewaartermijnen.

Hoe het technisch werkt: Van data-ingest tot vernietiging

Docomply volgt een zevenstaps workflow die de volledige documentlevenscyclus automatiseert. Hieronder een overzicht van de technische flow: van het moment dat een dossier in een bronsysteem wordt aangemaakt tot en met vernietiging.

1

Data Ingest

Dossiers en documenten worden verzameld via API-integraties met bronsystemen (real-time of batch).

2

Classificatie

AI-engine analyseert metadata en inhoud, classificeert dossiers volgens bedrijfsregels en Selectielijst.

3

Regeltoepassing

Bewaartermijn regels worden automatisch toegepast op basis van classificatie en organisatie-specifieke configuratie.

4

Monitoring

Continue monitoring van de levenscyclus-status: dossiers worden getracked van actief tot vernietigbaar.

5

Actie Activering

Workflows worden automatisch gestart bij bewaartermijn-triggers (archivering, vernietiging, review).

6

Archivering / Vernietiging

Veilige uitvoering met approval workflows, cryptografische vernietiging, en certificaten.

7

Rapportage

Onveranderbare audit trail en rapportages beschikbaar voor compliance en audits.

Technische Workflow Proces

  1. Stap 1: Data Ingest - Dossiers en documenten worden verzameld via API-integraties met bronsystemen (real-time of batch).
  2. Stap 2: Classificatie - AI-engine analyseert metadata en inhoud, classificeert dossiers volgens bedrijfsregels en Selectielijst.
  3. Stap 3: Regeltoepassing - Bewaartermijn regels worden automatisch toegepast op basis van classificatie en organisatie-specifieke configuratie.
  4. Stap 4: Monitoring - Continue monitoring van de levenscyclus-status: dossiers worden getracked van actief tot vernietigbaar.
  5. Stap 5: Actie Activering - Workflows worden automatisch gestart bij bewaartermijn-triggers (archivering, vernietiging, review).
  6. Stap 6: Archivering / Vernietiging - Veilige uitvoering met approval workflows, cryptografische vernietiging, en certificaten.
  7. Stap 7: Rapportage - Onveranderbare audit trail en rapportages beschikbaar voor compliance en audits.

Wilt u dieper inzicht in de technische architectuur, API-specificaties, en integratie-patronen?

Download technisch whitepaper

Security en compliance: Gebouwd met veiligheid in het DNA

Veiligheid en compliance zijn geen features bij Docomply, ze zijn fundamenten. Ons platform is ontworpen volgens security-by-design principes en voldoet aan alle relevante standaarden voor de Nederlandse publieke sector.

Encryptie end-to-end

AES-256 encryptie voor data in rust, TLS 1.3+ voor data in transit.

Toegangscontrole

RBAC, MFA, SSO ondersteuning via SAML 2.0 / OAuth 2.0.

BIO2, AVG/GDPR Compliant

BIO2-ready architectuur, AVG/GDPR compliance by design.

Auditregistratie

Onveranderbare auditregistraties volgens BIO2 thema 12 eisen.

Integratie-ecosysteem: Verbind met uw systemen

Docomply biedt een integratie-klare REST API voor koppeling met zaak- en documentmanagementsystemen, HR-platforms, en andere bronsystemen. Kant-en-klare connectors staan gepland voor Q2 2026 (SharePoint, Purview, Exchange, NextCloud).

SharePoint

DMS

OpenZaak

Zaaksysteem

Alfresco

DMS

Corsa

Zaaksysteem

AFAS

HR Systeem

SAP

ERP

Decos JOIN

Zaaksysteem

REST API

Custom

Ondersteunde Systemen en Integraties

  • SharePoint (DMS)
  • OpenZaak (Zaaksysteem)
  • Alfresco (DMS)
  • Corsa (Zaaksysteem)
  • AFAS (HR Systeem)
  • SAP (ERP)
  • Decos JOIN (Zaaksysteem)
  • REST API (Custom)

Staat uw systeem niet in de lijst?

Geen probleem. We bieden custom integraties voor propriëtaire of minder gangbare systemen. Neem contact op met details van uw IT-landschap en we bespreken de mogelijkheden.

Contact voor custom integratie

Flexibele en transparante pricing voor elke organisatiegrootte

We bieden op maat gemaakte oplossingen gebaseerd op uw organisatiegrootte, aantal aangesloten systemen, aantal gebruikers, en gewenste service level. We geloven in transparante pricing zonder verborgen kosten.

Plan een afspraak met ons

Demo Plannen

Zie Docomply in actie

Ontdek hoe Docomply uw compliance-processen kan automatiseren, tijd kan besparen, en uw organisatie audit-ready kan maken, zonder kostbare systeemmigraties.

Demo Aanvragen Bekijk toepassingen